Solutions logicielles

Présentation de nos solutions logicielles d’impression

La société LAYER propose différentes solutions afin d’optimiser le fonctionnement des parcs de systèmes d’impression. On appelle solutions tout élément logiciel ou matériel permettant une meilleure gestion des ressources.

Supervision

La supervision  est  la  « surveillance du bon fonctionnement d’un système ou d’une activité ». Elle permet de surveiller, rapporter et alerter les fonctionnements normaux et anormaux des systèmes informatiques.

On néglige trop souvent l’importance des systèmes d’impression au sein de l’activité de l’entreprise.

Cependant, un arrêt de ces systèmes d’impression multifonctions peuvent impacter, voir stopper le fonctionnement d’une entreprise.

Faisant partie intégrante des services IT, les systèmes d’impression doivent fonctionner pleinement et en permanence pour garantir la performance de l’entreprise.

Qu’est-ce que le module de supervision MFP IT.WACS (Kpax Manage v2) ?

C’est une brique de notre système de supervision nous permettant de rassembler des informations sur l’état de votre parc de multifonctions.

 

Que vous apportera le module de supervision MFP IT.WACS (Kpax Manage v2) ?

  • Simplification des cycles de facturation via l’automatisation des relevés de compteurs,
  • Analyse des données d’incidents et création de notifications automatiques (réactivité),
  • Gestion Premium des toners et consommables de vos périphériques,
  • Garantie de l’homogénéité du parc d’impression grâce à la disponibilité et à l’accessibilité des données techniques,
  • Création de rapports et consultation d’historiques de consommation détaillés.

Optimisation des usages

Amélioration continue du processus d’impression :

Avantages de l’optimisation du processus d’impression :

Gestion

  • Simplifier l’administration « IT  » (Centralisation : sécurité, droit d’accès, contrôle des règles d’impression…),
  • Améliorer le pilotage (Adéquation du parc à des besoins qui évoluent) et la gestion (Prise de décision, achat, location, rebut, renouvèlement…).

Comportement

  • Améliorer l’efficience (rapport entre le résultat et les moyens mis en œuvre pour l’obtenir) des utilisateur (redirection des flux d’impression sur les machines appropriées). Mieux exploiter les équipements,
  • Améliorer la productivité des utilisateurs (config. automatique des flux d’impression (pilote d’impression) avec Pop-up d’information. Sensibiliser les utilisateurs,
  • Définir la politique d’impression.

Economie

  • Economie de matériel et consommable, de maintenance, réduction de l’impact environnemental, Chasser les appareils mal adaptés voire inutiles. Souvent on ignore ces derniers car on ne sait pas qu’ils sont dans cette situation = on ignore que l’on perd de l’argent,
  • Réduire le gâchis et les volumes d’impression,
  • Maitriser les couleurs et le recto-verso,
  • Rationaliser le parc.

Dématérialisation

Habituellement, on entend par dématérialisation le simple fait de passer d’un support papier à un support numérique.

Nos solutions de dématérialisation permettent d’optimiser ce processus.

Lors d’une tâche de numérisation classique, un document est réceptionné dans un dossier, puis renommé et dispatché dans un autre dossier.

A l’aide de nos solutions de dématérialisation, il est possible d’effectuer ces tâches répétitives en une seule fois, directement depuis l’interface d’un système d’impression multifonction.

Ainsi, un document numérisé pourra être automatiquement renommé en fonction des informations extraites du document, convertis au besoin dans un format spécifique et distribué dans un ou plusieurs dossiers, à un ou plusieurs destinataires.

La dématérialisation c’est :

En imaginant à l’avance plusieurs scénarios d’impression, vous augmenterez votre productivité grâce à l’élimination de tâches répétitives et bénéficierez d’optimisations liées à nos solutions telles que l’amélioration de la qualité du document, la compatibilité avec la suite Office ou encore le routage de fax.

En permettant une amélioration de la gestion du document numérique au sein de votre entreprise, via la dématérialisation, vous entamez la première étape indispensable vers un processus de Gestion Électronique du Document (GED).

Gestion Électronique du Document (GED)

Aujourd’hui les concepts évoluant vites, on parlera également de Gestion Électronique de l’Information et du Document dans l’Entreprise (GEIDE).

La GED un moyen de fournir une réponse flexible au problème de structure, de traçabilité et d’utilisabilité du système de gestion documentaire d’une organisation. La gestion documentaire assure le suivi du cycle de vie du document et du workflow et permet l’importation de documents externes et le travail collaboratif.

Un bon système de gestion documentaire et un outil essentiel au fonctionnement d’une entreprise et peut s’appuyer sur de simple guide de bonne pratique ou sur des outils plus spécialisés tels que des logiciels de GED.

Mettre en place une GED, c’est savoir si les processus documentaires sensibles de votre entreprise sont reliés entre eux de la façon la plus efficace possible, à travers tous les départements de votre organisation.

Les logiciels de GED permettent entre autre la gestion des droits d’accès, l’indexation manuelle et automatique de documents.

Outre les fonctionnalités que proposent ces solutions, elles doivent s’accorder avec les différents aspects que peuvent impliquer les documents en termes de contrainte et obligations légales et de traçabilité. La norme NF Z42-013 existe pour prendre en compte ces différents points, tels que :

  • la définition d’une politique d’archivage
  • le format des objets versés pour assurer la lisibilité
  • l’intégrité via les empreintes des objets archivés et lorsque c’est nécessaire la signature des empreintes
  • la génération de journaux quotidiens horodatés et intégrant les éléments de preuve des objets archivés (empreintes, date et heure des opérations…)
  • l’archivage des journaux quotidiens avec les mêmes principes appliqués aux objets archivés dans le Système d’Archivage Electronique (SAE)
  • le dossier technique du SAE, sa gestion, son intégrité
  • la gestion des migrations de support et/ou des conversions de format des objets dans le temps
  • la réversibilité du SAE
  • l’auditabilité du SAE

Notre gamme de produits

  • Imprimantes laser noir,
  • Imprimantes laser couleurs,
  • Multifonctions noir et blanc,
  • Multifonctions couleurs.

Nos services d’impression

  • Contrats pages,
  • Installation,
  • Maintenance,
  • Consommables.

La société LAYER reste à votre service dans tout le département de l’Yonne, en France et à l’international, pour vous apporter également des conseils sur le domaine de l’informatique.