La GED, ça sert à quoi ?
La GED ou GEIDE (Gestion Électronique de l’Information et du Document dans l’Entreprise) est un moyen de fournir une réponse flexible au problème de structure, de traçabilité et d’utilisabilité du système de gestion documentaire d’une organisation.
La gestion documentaire assure le suivi du cycle de vie du document et du workflow et permet l’importation de documents externes et le travail collaboratif.
Un bon système de gestion documentaire et un outil essentiel au fonctionnement d’une entreprise et peut s’appuyer sur de simple guide de bonne pratique ou sur des outils plus spécialisés tels que des logiciels de GED.
GED : les contraintes et obligations de traçabilité
Les logiciels de GED permettent entre autre la gestion des droits d’accès, l’indexation manuelle et automatique de documents. Outre les fonctionnalités que proposent ces solutions, elles doivent s’accorder avec les différents aspects que peuvent impliquer les documents en termes de contraintes et obligations légales et de traçabilité. La norme NF Z42-013 existe pour prendre en compte ces différents points, tels que :
- la définition d’une politique d’archivage
- le format des objets versés pour assurer la lisibilité
- l’intégrité via les empreintes des objets archivés et lorsque c’est nécessaire la signature des empreintes
- la génération de journaux quotidiens horodatés et intégrant les éléments de preuve des objets archivés (empreintes, date et heure des opérations…)
- l’archivage des journaux quotidiens avec les mêmes principes appliqués aux objets archivés dans le Système d’Archivage Electronique (SAE)
- le dossier technique du SAE, sa gestion, son intégrité
- la gestion des migrations de support et/ou des conversions de format des objets dans le temps
- la réversibilité du SAE
- l’auditabilité du SAE
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